Salatiga, 26 Oktober 2023
Dalam rangka membangun tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis, terpercaya, akuntabel dan transparan bagi penyelenggara pemerintahan daerah diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang mampu mendukung program reformasi birokrasi. Sejalan dengan hal tersebut Dinas Pemberdayaan Perempuan, Pelindungan Anak, Pengendalian Penduduk, dan Keluarga Berencana (DP3APPKB) Kota Salatiga pada Kamis, 26 Oktober 2023 menyelenggarakan kegiatan Sosialisasi Optimalisasi Pengelolaan Arsip Vital Berbasis DIGISTORY (Digital Storage Technology) pada Dinas Pemberdayaan Perempuan, Pelindungan Anak, Pengendalian Penduduk, dan Keluarga Berencana Kota Salatiga.
Sosialisasi ini merupakan salah satu tahapan kegiatan dalam gagasan aksi perubahan yang diprakarsai oleh Eunike Ratnaningtyas, SE, selaku Kasubbag Umum dan Kepegawaian DP3APPKB Kota Salatiga. Dimana aksi perubahan tersebut merupakan bagian dari upaya aktualisasi Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan XI yang diselenggarakan oleh BPSDMD Provinsi Jawa Tengah bekerja sama dengan Pemerintah Kota Salatiga pada tahun 2023.
Kehadiran para pegawai Aparatur Sipil Negara (ASN) dan tenaga non-ASN DP3APPKB Kota Salatiga menunjukkan komitmen mereka terhadap pengelolaan arsip vital yang optimal dengan memanfaatkan teknologi modern. Sosialisasi ini memberikan pencerahan tentang penerapan teknologi pengelolaan arsip vital dengan fokus pada pemanfaatan DIGISTORY (digital storage technology).
Kegiatan diawali dengan sambutan dari Kepala DP3APPKB Kota Salatiga, Yuni Ambarwati, SH, yang menekankan pentingnya pengelolaan arsip dan adaptasi terhadap perkembangan teknologi digital. Selanjutnya, Eunike Ratnaningtyas, S.E, dalam paparannya, mengungkapkan latar belakang munculnya gagasan aksi perubahan berjudul ” Optimalisasi Pengelolaan Arsip Vital Berbasis DIGISTORY pada Dinas Pemberdayaan Perempuan, Pelindungan Anak, Pengendalian Penduduk, dan Keluarga Berencana Kota Salatiga” yang menekankan urgensi penerapan teknologi digital dalam mengelola arsip vital, sebagai salah satu upaya peningkatan kinerja pelayanan publik di DP3APPKB Kota Salatiga. Ia juga menguraikan manfaat dan kemudahan yang diberikan melalui pemanfaatan DIGISTORY dalam pengelolaan arsip vital serta memberikan gambaran langkah-langkah praktis dalam mengimplementasikan teknologi ini dan bagaimana mengatasi potensi kendala yang mungkin timbul selama proses aksi perubahan berjalan.
Selain itu, hadir pula narasumber yang turut memberikan wawasan penting terkait tema tersebut, yaitu: Adhy Krist Avantia Patriawira, ST, MH. (Sekretaris Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Salatiga) dan Agustin Kristiani Purwani, S.Gz, (Arsiparis Ahli Muda dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga).
Materi yang disampaikan Adhy Krist Avantia Patriawira, ST, MH, terkait ‘Digitalisasi Birokrasi’, serta materi dari Agustin Kristiani Purwani, S.Gz, terkait ‘Program Arsip Vital’, diharapkan dapat menjadi panduan pula dalam menerapkan DIGISTORY dan memanfaatkan prinsip digitalisasi serta pengelolaan arsip vital yang efektif, sehingga pelayanan publik secara keseluruhan dapat ditingkatkan.
Sosialisasi ini diharapkan menjadi tonggak penting dalam menyadari pentingnya transformasi digital dalam mengelola data dan informasi pada lembaga pemerintahan. Harapannya, aksi perubahan ini tidak hanya berhenti pada tingkat sosialisasi, melainkan menjadi langkah yang berkelanjutan sehingga pengelolaan arsip di DP3APPKB Kota Salatiga dapat berjalan lebih efektif dan efisien, melalui penerapan digitalisasi dan pemanfaatan penyimpanan berbasis teknologi digital dengan menggunakan konsep DIGISTORY. Selain itu, diharapkan konsep ini dapat diadopsi oleh OPD lain di Kota Salatiga, memastikan terpenuhinya kriteria inovasi yang ada yaitu dapat diadopsi/direplikasi.
Dengan langkah ini, diharapkan tercipta pemerintahan yang lebih terbuka, transparan, dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat, sejalan dengan visi Kota Salatiga untuk mewujudkan SDM yang berkualitas melalui peningkatan penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi dengan tetap berlandaskan pada norma dan nilai-nilai luhur masyarakat serta mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik. Melalui penerapan teknologi DIGISTORY dan peningkatan efisiensi dalam pengelolaan arsip, diharapkan bahwa kinerja pelayanan publik di DP3APPKB Kota Salatiga akan meningkat secara signifikan. Kemampuan untuk mengakses informasi dengan cepat dan akurat akan mempercepat proses pengambilan keputusan yang tepat, menghasilkan kebijakan yang lebih responsif terhadap kebutuhan masyarakat.
Dengan pengurangan waktu yang diperlukan untuk mengakses data dan informasi yang dibutuhkan, diharapkan bahwa pelayanan kepada masyarakat akan menjadi lebih efisien. Dengan demikian, tujuan untuk memberikan layanan yang lebih baik dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat, yang merupakan salah satu fokus utama DP3APPKB Kota Salatiga, dapat tercapai dengan lebih baik.
Keterbukaan dan transparansi yang terwujud dalam pengelolaan arsip yang efektif dan efisien juga akan meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap lembaga pemerintah. Dengan demikian, penerapan teknologi DIGISTORY tidak hanya memberikan manfaat dalam hal efisiensi internal lembaga, tetapi juga dalam memperkuat hubungan antara pemerintah dan masyarakat secara keseluruhan. Melalui upaya ini, DP3APPKB Kota Salatiga berkomitmen untuk meningkatkan standar pelayanan publik dan menjamin bahwa masyarakat mendapatkan layanan yang lebih baik dan lebih responsif. Dengan keberlanjutan dalam menerapkan teknologi digital dan pengelolaan arsip yang efektif, diharapkan bahwa DP3APPKB Kota Salatiga dapat menjadi panutan dalam pelayanan publik yang efisien dan responsif di wilayahnya, serta memberikan inspirasi bagi lembaga pemerintah daerah lainnya di Indonesia.
